La gestion des factures est un élément essentiel pour toute boutique en ligne et tout e-commerçant. Elle permet aux clients d’accéder facilement aux informations concernant leurs commandes et leurs paiements. Si votre entreprise utilise cette solution e-commerce, vous devrez trouver un moyen d’intégrer de gérer les factures dans Shopify.
Sommaire
Pourquoi Shopify n’intègre-t-il pas de fonctionnalité de facturation de base ?
Shopify est réputé pour sa solution de commerce électronique complète, offrant toutes les fonctionnalités nécessaires à la réussite d’une boutique en ligne. Une partie importante, mais souvent négligée, de cet ensemble est la facturation. Alors que d’autres plates-formes e-commerce ou CMS telles que PrestaShop et Magento incluent généralement la fonctionnalité de facturation d’emblée, Shopify a choisi de ne pas l’inclure. Cette facturation s’accompagne de certaines obligations légales, spécifiques à chaque pays.
Éviter les complexités fiscales pour chaque pays
La principale raison pour laquelle Shopify ne propose pas d’outil de facturation de base est que son objectif premier est de fournir une plateforme de commerce électronique facile à utiliser, et non de développer des services financiers complexes. Shopify a finalement délégué cette fonctionnalité à de nombreuses applications tierces disponibles sur le Shopify App Store, qui fournissent des services de traitement des paiements. Elles sont toutes gérées par des entreprises distinctes. En tant que tel, Shopify n’est pas en mesure de garantir la sécurité ou la fiabilité de ces services, ce qui rend difficile de les proposer dans le cadre de sa plateforme.
Les frais d’étiquettes d’expédition sur Shopify sont facturés en fonction de seuils de dépenses pendant un cycle de facturation. Si le seuil n’est pas atteint, les frais sont ajoutés à la facture mensuelle de l’abonnement.
En France, par exemple, il existe une liste exhaustive de conditions à remplir avant que toute facture émise puisse être considérée comme « conforme » :
- L’identité de l’expéditeur (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail)
- L’identité du destinataire (nom et adresse)
- Le mode de paiement utilisé (espèces, chèque, virement bancaire direct)
- La date d’émission
- Le numéro de facture (doit être unique pour chaque facture)
- La description des biens ou des services fournis
- Le prix unitaire / Quantité / Montant total dû (y compris les taxes, le cas échéant)
- Les conditions de paiement (date d’échéance et modes de paiement acceptés)
Il convient de faire preuve de prudence lorsqu’on traite avec des clients internationaux en raison de ces différences d’une juridiction à l’autre.
La facturation, une fonction importante mais pas centrale dans la gestion d’un e-commerce
Les clients les plus importants (e-commerçants réalisant plusieurs millions d’euros de chiffre d’affaires par an) n’ont pas nécessairement besoin de cette fonctionnalité. En effet, nombre d’entre eux utilisent des outils de gestion (logiciels comptables, ERP), tels que Sage, Ciel, SAP, Salesforce pour créer leurs factures. Shopify le reconnaît, c’est pourquoi elle n’a pas inclus de fonction de facturation dans sa plateforme « de base ». Pour ces grandes entreprises de commerce électronique, se concentrer sur l’optimisation des ventes est crucial.
Cycle de facturation – Comment solutionner l’absence d’outil de facturation ?
Les réglementations relatives aux factures varient considérablement d’un pays à l’autre ; si un commerçant français doit respecter des exigences spécifiques lors de l’émission de ses documents, les commerçants situés ailleurs ont probablement des obligations différentes.
Shopify dispose d’un large éventail de solutions qui permettent aux entreprises d’émettre des factures professionnelles et juridiquement conformes pour leurs clients. Il suffit donc d’installer une application tierce spécialisée dans la facturation.
Trouver la bonne application de gestion de facturation
Voici quelques suggestions d’applications de facturation :
Sufio application de Facturation complète ; aux templates de factures impeccables
La « rolls » des applications de facturation selon moi, Sufio comprend toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin. Sufio est la solution intelligente et efficace pour la gestion des factures dans Shopify. Grâce à des processus automatisés dans le flux de travail de votre entreprise, vous pouvez générer rapidement et facilement des factures aux normes françaises, qui sont professionnelles et qui répondent à toutes les exigences légales – en garantissant l’exactitude de chaque transaction sans effort supplémentaire. Sufio fournit également une page dédiée avec des détails sur la gestion des paiements de factures et offre des outils comme un modèle de facture en ligne.
Inconvénients de Sufio :
- Prix un peu élevés dès que l’on fait quelques centaines de factures par mois.
Avantages de Sufio :
- Solution ultra complète et fiable (aucun souci à prévoir).
- Templating des pièces comptables (factures et autres) très modernes et professionnels : rendu propre et soigné de vos factures en quelques clics.
- Fonctionnalités avancées comme envoyer un email en automatique au client avec la facture pdf en pièce jointe.
Tarifs de Sufio :
- Gratuit jusqu’à 50 factures par mois,
- 19 euros/mois en dessous de 500 factures,
- 49 euros/mois au-delà de 500 factures.
En savoir plus sur l’application Sufio
Order Printer, solution très abordable pour être à la page
Vous cherchez à économiser sur les coûts et à créer des factures pour les commandes ? Ne cherchez pas plus loin que l’application Order Printer. Il s’agit d’une solution gratuite et conviviale qui vous permettra de générer un modèle PDF facilement modifiable en quelques clics seulement ! L’application n’envoie pas directement d’e-mails et ne met pas à disposition les factures aux clients.
La personnalisation de ces modèles peut nécessiter quelques compétences en matière de script Liquid, mais il s’agit d’une solution imbattable en termes de gestion.
Avantages de Order Printer :
- Les tarifs avant tout,
- Maîtrise du rendu du pdf en manipulant le code en Liquid.
Inconvénients de Order Printer :
- L’application ne permet pas d’envoyer automatiquement la facture en PDF au client. Il faut l’envoyer à la main.
- Pas d’automatisation en mode gratuit.
En savoir plus sur l’application Order Print
Simple Invoice par Simplio
L’application Simple Invoice permet de traiter et gérer ses factures dans Shopify efficacement, ainsi que les notes de crédit, les bordereaux d’expédition et les formulaires de retour.
Cette application n’a pas le niveau de professionnalisme d’une application telle que Sufio mais elle fait bien le « job ». Tout ce qui est nécessaire est présent sur cette application Shopify. On peut gérer les informations légales associées aux factures Shopify.
Avantages de la solution Simple Invoice :
- La simplicité de l’application et d’utilisation
- Les tarifs avantageux versus Sufio
Tarifs de Simple Invoice :
- Gratuit jusqu’à 50 pièces comptables
- 8,99 dollars/mois en illimité en mode Pro
- 12,99 dollars/mois en mode Premium avec des fonctions plus avancées permettant d’envoyer des liens de paiement aux clients ou de stocker sur un Google Drive les PDF.
En savoir plus sur l’application Simple Invoice et l’installer
Il existe énormément d’applications sur l’app store de Shopify qui vous proposent de gérer la facturation sur Shopify. J’aurais pu également citer 3 autres applications de facturation pas mal utilisées et installées depuis l’app Store (que j’avoue je n’ai pas testé) :
- Invoice Falcon
- Invoice Hero
- F+2: Order Printer Templates
Comment déployer la partie facturation sur votre site e-commerce Shopify ?
Étape 1 : Installer une application pour gérer ses factures dans Shopify
La première étape est de choisir dans la liste des applications de facturation, telles que citées plus haut (ou une autre d’ailleurs). Une fois choisie, vous pouvez l’installer depuis l’App Store Shopify. Vérifiez l’option de facturation (suivant besoin et volumes de factures mensuelles), chacune ayant ses propres caractéristiques et structures de prix.
Étape 2 : Configurez vos paramètres
Une fois que vous aurez installé l’application de facturation de votre choix, vous devrez configurer vos paramètres pour qu’elle puisse être utilisée conjointement avec votre configuration existante. Cela inclut la configuration :
- Des méthodes de paiement
- Des taxes
- Des remises et d’autres paramètres nécessaires
Veillez à tout tester avant de poursuivre le processus d’intégration.
Étape 3 : Personnalisez votre modèle de facture
Suivant l’application de facturation que vous aurez retenue, vous pouvez personnaliser le modèle de facture et aussi d’avoir (remboursements), pour chaque type de facture que vous générez (par exemple, des factures d’achat uniques ou des factures d’abonnement récurrentes). Vous pouvez également les personnaliser en fonction de différents pays ou régions si nécessaire (par exemple, différents taux d’imposition). Assurez-vous que toutes les informations nécessaires sont incluses dans chaque modèle afin que les clients sachent exactement ce qui leur est facturé et pourquoi.
Étape 4 : Associer un flux d’email
Une fois que vous avez créé le modèle et ajouté toutes les fonctionnalités nécessaires, il est temps de commencer à configurer des notifications automatiques par e-mail pour les clients lorsque leurs factures sont validées ou payées. De cette façon, les clients seront toujours tenus au courant de leurs commandes et de leurs paiements sans avoir à vérifier, chaque fois qu’ils achètent quelque chose sur votre site. Pour envoyer vos factures, vous pouvez utiliser une autre application Shopify Flow et créer des règles.
On le voit, il est très important de garder le contrôle de vos factures et de vous assurer qu’elles sont toutes exactes. Mettre à disposition des factures pour ses clients reste une obligation légale du reste. En utilisant l’une des applications de l’App Store, vous pouvez facilement automatiser et gérer ses factures dans Shopify. Cela vous permettra de libérer du temps et de vous concentrer sur d’autres aspects de la gestion de votre entreprise.
Il existe de nombreuses applications Shopify qui peuvent vous aider à rationaliser votre processus de facturation. Certaines de ces applications vous permettent même de générer automatiquement des factures à partir des données d’achat de votre boutique. Lorsque vous choisissez une application, lisez les commentaires et comparez les fonctionnalités et tarifs, pour trouver celle qui convient le mieux à votre entreprise.
Avez-vous utilisé une application Shopify pour gérer vos factures ? Faites-nous en part dans les commentaires ci-dessous.
